购进记录单

操作方法：

① 选择“单据类型”。“采购入库”是蓝字单据，“采购退货”是红字单据；
② 确定采购的供货商；
③确定单据采用的价格计算方式－“价格执行”。选择不同的价格执行方式，单据的金额计算结果就不一样。其中的“上次进价”是指利用系统提供的价格跟踪功能，在表格的单价中自动填充选定供商，上次购买该货品的价格。利用此功能，可以自动跟踪不同供货商的产品购买价格，如果选择“参考进价”，所输入的货品单价将使用在货品基本资料中设置的“参考进价”数据；
④ 在表格中输入进货的产品，单价将以上次在该供货商购买的价格（即产品购货跟踪价格）自动填充。如果是带增值税票的采购单据，则可以通过“表格右键菜单”的“表格布局配置”一项，设置税收相关栏允许显示，确定以后在表格中编辑税款等价税数据；
⑤如果是现款现结业务，则在“本次现付”和“本次实付”中输入付款金额，余款将做为应付款在“付款单”中办理；
⑥“采购订单号”用于“订购到货入库单”，点击表格中的“...”按钮后，将显示选定供货商目前未到货入库的订货；
⑦点击“保存”按钮仅只是保存单据的草稿，并不发生业务的相关数据变化。点击“审核”后，采购入库单发生变化的业务数据包括：相应仓库的存货数量增加、成本价自动按移动加权平均法更新；供货商的往来金额、应付款金额增加；更新涉及的产品跟踪价格；允许对此单进行付款业务。如果是采购退货单，则与采购入库单的数据反向变化。

操作提示：

1.“购进记录单”(图6-3)与“订购收货单”(图6-4)同属采购单，两者的唯一差别在于，在没有采购订货单的情况下开具采购单，则打开“购进记录单”即可；如果此笔采购单是事先办理了“采购订单”的情况下，则您需要打开“订购收货单”

2.在采购时，如果不希望无关操作员看到或者输入进价数据，您可以在“系统选项”中设定对进价有权限查看及进价修改权限的人员。审核时再由具有此权限的操作员登录输入进价并审核。

3. 点击本窗口的“单据执行过程”> “付款过程”，可以查看采购入库单的付款明细情况。

4. 已经审核的单据，如果已经作过付款业务(付款单)处理，则不能被反审核。必须先删除付款单据中，所有对此张采购单据的引用。

5.其他更多的操作，参见业务单据的通用操作。

在“购进记录单”录入货品时，如果选择了“不合格产品库”此系统内建特殊仓库，则禁止销售，只能在购进退货和报损时，允许出库。

预订收货单生成预订发货单：

当预订收货单是依据“由销售订单按需生成的采购订单”收货时，收货单审核后不必再手工开销售出库单，可直接在收货单上生成对应的预订发货单，实现“到货即发货”。这也是“按需采购（零库存）”业务的后半段：销售订单 → 采购订单 → 预订收货单 → 预订发货单。

打开路径：已审核的预订收货单（图6-4）窗口顶部 > “关联单据...” > “生成［预订发货单］”

预订收货单生成预订发货单流程图：已审核的预订收货单 → 关联单据生成预订发货单 → 判断采购订单明细是否关联销售订单 → 判断销售订单是否还有未发货数量 → 计算本次发货数量＝Min（剩余未发货量，本次收货量）→ 按订货客户归组生成发货单草稿 → 审核后销售订单完成数量自动累计 — 图6-5　预订收货单生成预订发货单流程图

1. 使用前提

收货单必须已审核；草稿、待审核的收货单顶部没有“关联单据...”菜单；
收货单明细的“采购订单号”必须引用采购订单。若该采购订单是由销售订单按需生成的，其明细的“引用单据”即指向销售订单；
手工录入的收货行、未关联销售订单的采购订单行不参与生成；
该销售订单必须还有“未发货数量”，且当前没有未处理的（草稿、待审核）销售出库单。

2. 生成规则

生成的单据为预订发货单（销售订货出库单）草稿，生成后自动打开编辑窗口；
明细数量 = Min（销售订单该产品剩余未发货数量，本次收货数量）：收货数量超过未发货数量时，按未发货数量封顶；
同一产品分多个批号收货的，每个收货批次在发货单上独立成一行，按收货先后依次分配数量，前面的批次分满后，后面的批次不再生成行；
批号、效期、生产日期、灭菌批号、灭菌日期、灭菌效期、产品注册证号、序列号、UDI码均取自对应的收货明细——收货时录了什么，发货单就是什么，无需再录入；
明细的“引用单据”指向销售订单（不是收货单），因此发货单审核后，销售订单的“完成数量/未完成数量”才会自动累计，产品资料的“销售已订货”同步扣减；
按订货客户归组：同一客户的多张销售订单的明细合并生成一张发货单，不同客户各生成一张，因此一张收货单可能生成多张预订发货单；
发货单表头的订货客户取自销售订单，分销客户、取货地址、运输方式沿用销售订单，折扣默认为100%；
发货单明细的仓库沿用销售订单（可能为空），请在单据中确认出库仓库后再审核；
生成后在窗口中选“保存”即为草稿，选“不保存”关闭则自动删除该草稿，可以重新生成。

3. 常见提示及处理

“禁止对未审核单据的进行此项操作”：先审核收货单；
“该收货单没有关联的采购订单，无法生成预订发货单”：本单未从采购订单收货（手工录入），本功能不适用；
“该收货单关联的采购订单没有对应的销售订单，无法生成预订发货单”：所引用的采购订单是手工开具、与销售订单无关；
“销售订单[单号]没有订货客户，未生成其预订发货单”：该销售订单未选客户，补录后再生成，不影响其他客户；
“销售订单[单号]已存在未处理的预订发货单[单号]，请先审核或删除后再生成，避免重复发货”：该订单已有草稿状态的销售出库单在途（含手工生成的销售出库草稿），先审核或删除；
“该收货单引用的销售订单均已完成发货，不能再生成预订发货单”：订单已发完，无需再生成；
“销售订单[单号]的未发货数量为0或收货数量为0，未生成其预订发货单”：本次收货量已被之前的发货单用尽，或该行数量为0；
“销售订单[单号]没有对应的收货明细，未生成其预订发货单”：本次收货未包含该订单的产品。

4. 与按需采购的衔接（零库存闭环）

完整链路：销售订单（审核）→“生成［采购订单］”→采购订单（草稿，人工核对供货商与进价后审核）→预订收货单（按采购订单收货，录入批号、效期）→收货单审核→“生成［预订发货单］”→发货单审核；
数量闭环：按需采购按“本次销售订货数量 - 采购在途 - 现有存货 + 最低存货”的缺口生成采购订单；到货后按实际收货数量生成发货单，部分到货时只发生货部分，剩余数量待下次收货后再生成；
因此由销售订单按需生成的采购订单到货后，无需另开销售出库单，直接在收货单上生成预订发货单，销售订单的执行数量随之自动闭环；
本收货单已生成的发货单，暂不支持在“关联单据...” > “预订发货过程”中跟踪查看。按需采购的计算口径与操作步骤，参见销售订单－按需采购（零库存）。