销售订单

1. 采购数量的计算口径

• 可用库存 = 采购已订货（在途）总数量 + 现有存货总数量 - 产品的最低存货量；

• 采购数量（缺口）= 本次销售订货总数量 - 可用库存。结果大于0才为此产品生成采购订单；小于或等于0表示库存与在途已能满足本次订货，不生成；

• 同一产品在本单明细中出现多行时，按产品合并汇总后再计算；

• 现有存货为全部仓库的正常库存合计，不含备货仓与不合格仓，库存数量小于或等于0的不参与计算；计算结果按“数量小数位”选项（见系统选项）取整；

• “采购已订货（在途）”取自产品资料的“采购已订货”累计数：采购订单审核时累加，到货执行时扣减，中止或反审核时回退。

2. 操作步骤

• ① 先审核销售订单。只有已审核的销售订单才会真正生成采购订单，未审核的单据不会生成任何单据；

• ② 点击“关联单据...” > “生成［采购订单］”；

• ③ 回答“智能计算要采购的数量吗？”：选“是”按第1条的缺口口径计算（推荐）；选“否”不再计算缺口，按本单销售订货的全部数量采购；选“取消”放弃本次生成；

• ④ 若本单客户在其备货仓库中尚有未归库的备货，系统会提示“部分订货在当前客户的备货仓库有库存，是否直接将这些库存生成备货转销售？”：
  • 选“是”：先按该客户备货未归库的存货（即将过期的优先）生成“备货转销售单”；未归库数量足以覆盖缺口时不再生成采购订单，不足时只对剩余缺口生成采购订单；
  • 选“否”：不使用备货，按缺口全额生成采购订单；
  • 选“取消”：本次不生成任何单据。

• ⑤ 系统按供货商分别生成采购订单草稿，完成后提示生成的张数与单号，并自动打开这些单据；生成多张时，屏幕右下角同时提示“共计生成 N 张单据并已打开”。

3. 供货商的确认规则

在“系统维护” > “系统选项”的“按需采购”页签中设置：

• 供货商确认：时间优先（取订货历史时间范围内最近供过此产品的供货商）／价格优先（取时间范围内含税进价最低的供货商，进价相同时取最近的）；

• “含价格为0的记录”：按价格优先确认时，是否将进价为0的历史记录一并纳入比较；

• 搜索供货商订货历史的时间范围：1年内 ／ 2年内 ／ 3年内 ／ 全部订货历史；

• 按上述规则仍找不到供货商的，该产品统一归入系统内置的“待确认供货商”，采购订单草稿照常生成，待采购人员落实供货商后再修改；

• 每家供货商生成一张采购订单，因此一张销售订单可能生成多张采购订单；“待确认供货商”的产品合并为一张。

注：“待确认供货商”为系统内部使用的供货商，只在采购订单的供货商下拉列表中出现，不在供货商管理列表等其他窗口中显示，也不允许删除或停用。

4. 生成结果说明

• 生成的采购订单均为草稿状态，系统不会自动审核；

• 采购订单的备注为“由销售订单［单号］自动生成”，明细行的“引用单据”指向本张销售订单，与手工生成的关联单据相同；

• 自动生成的单据如果打开后选择不保存直接关闭窗口，该单据会被自动删除，需要时可以重新生成；

• 在本销售订单的“关联单据...” > “采购按需订货过程”中，暂不支持跟踪本单按需采购的受理情况。

5. 防止重复生成

• 本销售订单已生成过采购订单时（草稿、待审核、已审核均计入，已作废的不计），再次执行“生成［采购订单］”会提示“该销售订单［单号］已生成过 N 张采购订单”并列出单号；

• 选“是”：直接打开这些已生成的采购订单，不再重复生成；选“否”：本次既不生成也不打开任何单据；

• 已生成的采购订单被作废或删除后，可以重新生成。

6. 订货累计数量

产品资料中的“销售已订货”“采购已订货”两项累计数量用于上述缺口计算，其维护规则为：

• 销售订单、采购订单审核时，累加本单的订货数量；

• 预订发货单审核出库时扣减“销售已订货”，预订收货单审核到货时扣减“采购已订货”，相应反审核及退货冲回时反向联动；

• 订单中止时扣减未执行部分，撤消中止时回加；订单反审核时整体回退；

• 未审核的草稿单据不计入累计数量，因此自动生成的采购订单草稿须审核后才计入“采购已订货”。

7. 后续流程：收货 → 发货

本节生成的采购订单只是零库存闭环的前半段，到货后仍在“购进记录单”窗口中继续：

• 采购订单审核后，在预订收货单中按采购订单收货（在“采购订单号”栏选择该采购订单），到货时可分多个批号、效期分别录入；

• 收货单审核后，点击窗口顶部“关联单据...” > “生成［预订发货单］”，系统按本次收货数量生成销售侧的预订发货单（销售订货出库单）；

• 预订发货单的数量不超过本订单的“未发货数量”，即取“销售订单剩余未发货数量”与“本次收货数量”的较小值，收货数量超出部分不再生成；同一客户的订单合并为一张、不同客户各生成一张；

• 发货单明细的批号、效期、生产日期等取自收货时录入的批次信息；明细的“引用单据”仍指向本销售订单，因此审核出库后本订单的“完成数量/未完成数量”自动累计，产品资料的“销售已订货”同步扣减；

• 部分到货时只按本次收货数量生成，剩余数量待下次收货后再生成，因此一张销售订单可以分多次对接收货。

由此可见，“销售订单 → 采购订单 → 预订收货单 → 预订发货单”构成一次完整的零库存业务流程；收货与发货环节的操作步骤和常见提示，详见预订收货单－生成预订发货单。

8. 关于销售订单录入窗口中货品明细表格的采购订货信息（可否发货）等说明

销售订单录入窗口的货品明细表格有两套数据来源：本单从未生成过采购订单时，使用普通明细视图，不显示采购订货相关数据；本单的某行已生成采购订单后，整套明细切换为包含采购订货明细相关列的视图，在原有货品、数量、价格等列之外，多出一组采购订货与到货情况的列。两套视图都会输出“可否发货”，只是判定口径不同，可直接据此判断该行货品当前能否执行预订发货。

• 显示与隐藏：本单生成过采购订单后，窗口按键区出现“显示采购订货明细...”按钮，点击后采购相关列显示出来，按钮文字变为“隐藏采购订货明细...”，再点一次即隐藏；

• 按钮控制的范围：只针对列名中带“采购”的列（采购订单号、采购订货数量、采购中止数量、采购订货实际数量、采购订货到货数量、采购订货预估达日、采购订货到货日期、采购订货单据张数、采购订货单据已审张数、采购订单状态）以及“销售订货数量”；“可否发货”“未完成数量”“实际存货数量”不受该按钮控制，按表格设置一直显示；

• 默认状态：本订单只要生成过采购订单，采购订货信息默认为显示；如果未生成任何的采购订单，则不显示；当本订单生成过采购订单并已全部生成预订发货单后，默认为隐藏，需要时可手动显示；

• 表格设置：即使点击“显示采购订货明细...”，在“表格设置”中没有勾选的列仍不会显示，需先在表格设置中勾选；

• 默认勾选的列：可否发货、采购订单号、采购订货实际数量、采购订货到货数量、采购订货预估达日、采购订货到货日期；“采购订货数量”“采购中止数量”“采购订货单据张数”“采购订货单据已审张数”“采购订单状态”默认不勾选，需要时在表格设置中勾选；

• 只读：这组列的数据来自关联采购订单及其收货执行情况，仅用于查看，不能在销售订单中直接修改。

可查看的采购信息：

• 采购订单号：与本行关联的采购订单号，蓝色带下划线显示，点击即可打开对应的采购订单；同一明细行若关联了多张采购订单，此处只显示其中单号最大的一张，另有“采购订货单据张数”“采购订货单据已审张数”可以看出共有几张、其中几张已审核；

• 采购订货数量、采购中止数量：该行所有关联采购订单的订货数量合计、中止数量合计；

• 采购订货实际数量：采购订货数量减去采购中止数量，即仍然有效的采购订货量，可与“销售订货数量”对照，判断采购是否已覆盖本次销售订货；

• 采购订货到货数量：关联采购订单累计已到货（已收货）的数量；

• 采购订货预估达日、采购订货到货日期：关联采购订单的预计到货日与最近一次实际到货日，反映采购的收货进度；

• 采购订单状态：关联采购订单当前所处的单据状态，已审核显示“已确认”、待审核显示“待确认”、已作废显示“已作废”，草稿等其它状态显示“待定”，本行没有采购订单时为空。同一行关联多张订单时，该列取各单状态的平均值，可能出现“待定”，需打开采购订单核对实际状态；

• 可否发货：见以下三种取值。

“可否发货”的三种取值：

• 可发货（蓝色）：该行货品已具备执行预订发货的条件，可直接对本订单执行“关联单据...” > “生成［预订发货单］”；

• 货不足（红色）：现有存货与采购到货数量合计仍不足，暂不能执行预订发货。可等待采购到货后再发货，或先按已有数量部分发货；

• 已发货（深绿色）：该行已没有未完成数量（已全部生成预订发货单），无需重复发货；如需核对执行结果，可查看本行的“完成数量”“未完成数量”。

“可否发货”的判定口径：

• 未生成采购订单时（普通明细视图）：未完成数量小于等于 0 为“已发货”；否则“实际存货数量 ≥ 未完成数量”为“可发货”，不足为“货不足”；

• 已生成采购订单后（采购订货明细视图）：未完成数量等于 0 为“已发货”；否则“实际存货数量 + 采购订货到货数量 ≥ 未完成数量”为“可发货”，不足为“货不足”，即采购在途已到货的部分也计入可用数量；

• 未完成数量 = 销售订货数量减完成数量，完成数量超过订货数量时按 0 计，本行录入过中止数量时未完成数量也按 0 计；

• 实际存货数量取自本账套的即时库存汇总，是该货品所有仓库的正库存合计（不含备货仓库、不合格仓库，以及负库存记录），与明细行所填仓库无关。

提示！“可否发货”是明细加载时点按上述口径算出的结果，采购到货、生成预订发货单、订单中止等操作完成后，重新打开本单据即可看到最新结果。需要注意两点：① 本行录入了中止数量（该行已中止）时，未完成数量按 0 计，“可否发货”会显示“已发货”；② 实际存货数量是各仓库正库存的合计，若货品存放在其它仓库、可更换仓库或先使用库存菜单中的仓库调拨单调拨后才能发货，该列仍可能显示“可发货”，请结合实际仓库库存判断。若账套对本视图的判定口径做过调整，以调整后的口径为准。