按需采购（零库存）业务流程

一.从业务管理角度看按需采购流程

本流程要解决的问题是：本张客户订单的货从哪里来。库存充足时，按正常出库流程发货；库存不足时，按缺口及供货历史数据采购，到货后直接发给该客户。四张单据将销售与采购衔接为一条链，每个环节有对应的责任岗位，环节之间的交接以该单据审核完成为标志。

（一）四张单据及其职责

• 销售订单：流程起点。记录客户订购的产品、数量、价格与发货要求。只有已审核的销售订单才能生成采购订单，草稿或待审核的销售订单不生成任何单据；

• 采购订单：把销售订单的需求转为采购需求。系统按缺口计算采购数量，按历史采购数据确定供货商，并按供货商拆分为若干张采购订单草稿；采购人员核对供货商、数量与进价后审核，审核即视为已向供货商下单，产品资料的“采购已订货”随之累加；

• 预订收货单：货到后按根据采购订单生成预订收货单，采购人员确认实际到货数量，批号、效期、生产日期（UDI扫码或人工录入，UDI扫码仅适用于金软UDI版）与质量情况等。收货时录入什么，发货单上就是什么；

• 预订发货单：由预订收货单生成，不另开销售出库单。其明细的“引用单据”指向销售订单，审核后销售订单的完成数量与未完成数量自动累计。

（二）“零库存”的业务含义

• 按需采购：按“本次订货 - 采购在途 - 现有存货 + 最低存货”计算缺口并下单，不额外备货，可减少库存资金占用，也降低近效期与过期的风险；

• 该模式的到货时间直接决定发货时间，采购周期、供货商选择与到货跟进，比备货模式更为关键；

• 缺口小于或等于 0 时不生成任何单据，系统提示库存与在途已满足本次订货，仍按正常出库流程发货。因此“零库存”指的是不额外备货、只补缺口，并非不使用库存。

（三）分工与交接

• 销售：确认客户、产品、数量、价格与发货要求，审核销售订单，可判断本单是否需要按需采购；

• 采购：根据系统发送的销售订货消息，自动生成相应的采购订单草稿（包括具体的订货客户），核对供货商与进价，处理归入“待确认供货商”的产品，审核采购订单并跟进到货；

• 仓储/验收：按采购订单收货生成预订收货单，录入批号、效期、灭菌信息与质量情况，审核收货单；

• 发货/开单：销售岗位根据系统发送的采购到货消息，由收货单生成对应的预订发货单（客户由采购订单中自动带出），确认出库仓库与数量后审核；

• 财务：先款后货、赊销的预收款、应收、开票与收款流程不因本流程改变，仍按原有流程执行。

（四）数量口径自动计算贯穿全链

• 采购数量（缺口）= 本次销售订货总数量 -（采购已订货在途 + 现有存货 - 最低存货）。结果大于 0 才生成采购订单；同一产品在本单出现多行时先合并计算；现有存货为全部仓库正常库存的合计，不含备货仓与不合格仓，数量小于或等于 0 的不参与计算；

• 发货数量 = 取“销售订单该产品的剩余未发货数量”与“本次收货数量”中的较小者。超过未发货数量的收货部分不生成发货明细；同一产品分多个批号收货的，每个批号独立成行，按收货先后依次分配；

• 未完成数量 = 销售订货数量 - 完成数量；完成数量超过订货数量，或该行录入了中止数量时，未完成数量按 0 计；

• 部分到货按部分发货处理，剩余数量保留在未完成数量中，下次收货时继续生成。一张销售订单可分多次到货、多次发货。

（五）需要人工确认的三个环节

• 供货商与进价：这一环由系统按进货历史自动确认（时间优先或价格优先），并自动带出含税进价、税率与价格类型，采购人员核对即可；未找到历史记录的产品归入“待确认供货商”，须落实供货商后再审核采购订单。规则详见二.供货商是怎样自动确认的；

• 批号、效期与质量情况：批次信息可使用UDI扫码（仅适用于金软UDI版）或人工录入，录入错误会随发货单带入销售记录与客户资料，影响日后追溯；

• 出库仓库与数量：发货单的仓库沿用收货单的仓库，须确认实际出库仓库后再审核。

（六）进度查询

• 销售订单明细可显示采购订货信息：采购订单号（可点击打开单据）、采购订货数量、采购中止数量、采购订货到货数量、预估达日、到货日期、单据张数与已审张数、采购订单状态；

• 明细表格的“可否发货”列直接给出结论：可发货（蓝色）、货不足（红色）、已发货（深绿色），据此判断能否生成预订发货单；

• 销售订单的“关联单据...” > “采购按需订货过程”、收货单的“关联单据...” > “预订发货过程”，暂不支持查看整条链已受理与已生成的单据。

（七）适用条件与边界

• 适用于客户订单驱动的备货型销售，且货品按批号、效期管理；一次订单可分批到货、分批发货；

• 客户在其备货仓库尚有未归库的货时，系统先询问是否用备货生成“备货转销售单”，临期优先，不足部分才采购；

• 已生成过采购订单的销售订单再次执行生成时，系统只提示已生成的单据，不重复下单（原采购订单作废或删除后可重新生成）；

• 按订货客户归组，一张收货单可能生成多张预订发货单，不同客户的货不混在同一张发货单上。

二.供货商是怎样自动确认的

以前是人找货，现在是货找人。

按需采购要解决两个问题：买多少、向哪家买。买多少由缺口计算确定；“向哪家买、按什么价买”则由系统按进货历史自动确认，不需要逐行填写。本节说明这一环节的取数依据与确认规则。

在旧的做法里，供货商由采购人员凭记忆与经验判断：某产品的货一直从哪家供货商进、哪家的进价更低、最近一次是在谁那里拿的货。这些信息保存在个人经验与历史单据中，一旦人员变动、产品更换或间隔时间过长，就要重新查单据、翻记录、问同事，既费时又容易出错。

本功能以进货历史为取数依据：系统在账套中该产品的历史进货记录里自动确定供货商，并把该笔记录的含税进价与税率一并带入采购订单。上面这句话概括的正是这一变化——以前是“人找货”，采购人员凭记忆与经验判断该向哪家供货商订什么货；现在是“货找人”，由系统按数据为货品找出历史上供应过它的供货商。对采购人员而言，工作内容由“查找与判断”转为“核对与确认”，效率与准确率随之提高。

（一）取数依据：只认自己的进货历史

• 匹配对象是同一产品（按货品匹配，不按客户、不按价格协议），系统在账套的进货（购进）历史里查这个产品曾经向谁买过、什么价买的；

• 历史来自账套中已录入的购进记录明细及其对应的供货商资料，不依赖任何人工维护的“首选供货商”字段；

• 已删除、已停用的供货商资料不参与匹配。因此供货商档案维护得越准确，匹配结果越可靠；

• 匹配只用历史、不猜未来：没有任何进货记录的新产品，系统不会强行指定供货商，而是转入“待确认供货商”（见下（五））。

（二）两条确认路径：时间优先、价格优先

在“系统维护” > “系统选项”的“按需采购”页签中选择：

• 时间优先：在搜索范围内取最近一次进过该产品的供货商，只比时间、不比价格。适用于供应渠道固定、以稳定供应为主的企业；

• 价格优先：在搜索范围内所有供过该产品的供货商中，取含税进价最低的一家；进价相同时，再取最近一次的那家。适用于渠道较多、价格波动较大、以成本控制为主的企业；

• 两种方式是全账套范围的设置，设置一次即对全部产品生效；切换后，新生成的采购订单按新规则确认，已生成的单据不回溯；

• 两者的区别：时间优先结果稳定、可解释，但可能长期沿用一家价格较高的供货商；价格优先价格更低，但同一产品在不同时期可能落到不同供货商，收货、对账与票据的对接面会增多，企业可按自身的供应商管理水平选择。

（三）搜索范围与“含价格为0的记录”

• 搜索范围可选 1年内、2年内、3年内、所有历史数据。范围越短越贴近当前的行情与渠道，越长越容易命中，但可能引用过时的价格；

• 按价格优先确认时，默认不把进价为 0 的历史当作有效报价（避免赠品、调拨、录入遗漏把价格带成 0）；确有必要时，可勾选“含价格为0的记录”，把这类记录一并纳入比较。

（四）命中之后，系统自动填入了什么

• 供货商：写入采购订单表头的供货商，因此生成的草稿按供货商拆分为多张单据；

• 含税进价与税率：取该条历史记录上的含税进价和税率，写入明细；

• 价格类型：明细的“价格类型”记为“上次进价”，表示该价格来自历史进货，不是本次议价的结果；

• 不含税价：按“含税进价 ÷（1 + 税率 ÷ 100）”换算，与进项税、成本口径保持一致；

• 采购人员打开草稿即可看到供货商与价格均已填入，只需核对，必要时修改，不必再查价、比价与填价。

（五）没有命中：进“待确认供货商”

• 新产品、新渠道，或历史记录都不在搜索范围内时，该产品统一归入系统内置的“待确认供货商”，采购订单草稿照常生成；

• “待确认供货商”只出现在采购订单的供货商下拉列表中，不在供货商管理列表里显示，也不允许删除或停用；

• 所有归入“待确认供货商”的产品合并为一张单，采购人员落实真实供货商后修改单据再审核；

（六）一单多供：按供货商自动拆单

• 一张销售订单里的多个产品可能分别命中不同供货商，系统按供货商各生成一张采购订单，因此一张销售订单常生成多张采购订单；

• 同一供货商的产品合在一张单上，归入“待确认供货商”的产品另合成一张；

• 生成完成后，系统提示张数与单号并自动打开，可逐张核对，核对无误再审核。

（七）自动确认的作用与前提条件

• 效率：不必逐个产品回忆供货商，整单几十行产品一次生成，即前面所说的由“人找货”转为“货找人”；

• 准确：价格取自历史上真实成交的含税进价，税率与不含税价按同一笔记录换算带出，减少录入与计算错误；

• 可追溯：价格取自哪一笔进货、按哪条规则选定，都能在进货历史中核对，出现争议时可回溯；

• 前提在数据：供货商档案不重复、常用供货商不停用、收货时供货商与进价录入准确，匹配结果才可靠。同一家供货商存在多个档案时，按价格优先可能命中同一企业的不同档案，须先整理基础资料。

（八）注意事项

• 规则只在“生成采购订单”时生效，事后修改系统选项不影响已生成的单据；

• 价格优先比较的是含税进价，各类产品的税率可能不同，不能只看含税金额的高低；

• 时间优先只看时间不看价格，若某次进货为应急高价，也会被沿用，审核时须留意；

• 自动确认的是“供货商与进价”，不代替“采购决定”：买不买、买多少、何时到货，仍由采购人员负责。

三.整体流程图

图1为一张客户订单从下单到发货完成的完整链路：上方为四张单据的先后关系，中间为每个环节的判断与操作，紫色“消息”框为该环节产生的待办提醒（见第五部分）。

图例：蓝色为起点（销售订单），橙色为需要人工判断的环节，白色为单据处理环节，绿色为闭环终点；“消息”框中的文字，为相应审核完成后发给下一环节的待办内容。

四.分步操作

以下六个步骤与流程图中的编号一致，①至⑥为一次完整链路；客户订单分批到货时，④至⑥重复执行。

① 录入并审核销售订单

• 录入销售订单，确认客户、产品、数量、价格与发货要求，保存后审核；

• 审核前可查看明细表格的“实际存货数量”与“可否发货”列，判断本单是否需要采购；

• 只有已审核的销售订单才能生成采购订单；草稿、待审核的销售订单不生成任何单据。

② 由销售订单生成采购订单

• 采购人员根据待办任务中的“按需采购”消息提示，点击“办理”后生成采购订单；或打开已审核的销售订单，选择窗口顶部的“关联单据...” > “生成［采购订单］”；

• 判断一：本单是否已生成过采购订单？已生成时，系统提示“该销售订单［单号］已生成过 N 张采购订单”并列出单号；选“是”打开这些单据，选“否”本次既不生成也不打开。已作废或删除的采购订单不计入，可重新生成；

• 判断二：是否智能计算要采购的数量？选“是”按缺口口径计算（推荐）；选“否”不计算缺口，按本单销售订货的全部数量采购；选“取消”放弃本次生成；

• 判断三：客户备货仓库是否有未归库的货？有则提示“部分订货在当前客户的备货仓库有库存，是否直接将这些库存生成备货转销售？”：选“是”先按备货（即将过期的优先）生成“备货转销售单”，备货足以覆盖缺口时不再生成采购订单，不足时只对剩余缺口生成；选“否”不占用备货，按缺口全额采购；

• 供货商与进价由系统按进货历史自动确认并带出，不需要手工选择（时间优先／价格优先、搜索范围、含价格为 0 的记录等规则，详见第二部分）；采购人员核对即可，命中“待确认供货商”时须落实真实供货商；

• 系统按供货商分别生成采购订单草稿，完成后提示生成张数与单号并自动打开；打开后选择不保存直接关闭，该草稿会被自动删除，需要时可重新生成。

③ 核对并审核采购订单

• 逐张核对供货商、数量与进价。生成的采购订单均为草稿，系统不自动审核；

• 采购订单的备注为“由销售订单［单号］自动生成”，明细行的“引用单据”指向该销售订单，与手工生成的关联单据相同；

• 审核后，产品资料的“采购已订货”累加，本单进入收货环节；采购订单作废或删除后，销售订单可重新生成；

• 产品归入“待确认供货商”的，须先落实供货商再审核，否则后续收货与对账无法归属。

④ 生成并审核预订收货单（到货）

• 采购订货到货后，由采购人员根据采购订单生成预订收货单，系统带出未收货数量；

• 采购人员根据实际到货情况，录入实际到货数量；同一产品分多个批号到货的，按批号分别成行，分别录入批号、效期、生产日期、灭菌批号与灭菌效期、质量情况等；

• 录入实际到货数量；同一产品分多个批号到货的，按批号分别成行，分别录入批号、效期、生产日期、灭菌批号与灭菌效期、质量情况等；

• 审核收货单：审核后“采购已订货”扣减，采购订单的到货数量累加，销售订单明细的“采购订货到货数量”“采购订货到货日期”随之更新；

• 只有引用了采购订单的行才参与后续生成，手工录入的收货行不参与。

⑤ 由预订收货单生成预订发货单

• 销售开单人员根据待办任务中的到货消息，点击“办理”后生成预订发货单；或打开已审核的预订收货单，选择窗口顶部的“关联单据...” > “生成［预订发货单］”；

• 前提：预订收货单明细的“采购订单号”引用了采购订单，且该采购订单由销售订单按需生成（其明细“引用单据”指向销售订单）；销售订单还有未发货数量，且没有未处理的销售出库单；

• 数量：取“销售订单该产品剩余未发货数量”与“本次收货数量”的较小值，收货数量超过未发货数量时按未发货数量封顶；

• 批次：批号、效期、生产日期、灭菌批号与灭菌效期、注册证号、序列号等均取自收货明细，无需再次录入；

• 归组：按订货客户归组，同一客户的多张销售订单合并生成一张，不同客户各生成一张，因此一张收货单可能生成多张发货单；

• 生成后选“保存”即为草稿，选“不保存”关闭则自动删除该草稿，可重新生成。

⑥ 审核预订发货单

• 确认出库仓库、数量、批号与效期无误后审核；发货单的仓库沿用预订收货单的仓库，须确认实际出库仓库后再审核；

• 发货单明细的“引用单据”指向销售订单（不是收货单）；

• 审核后：销售订单的“完成数量”增加、“未完成数量”减少，产品资料的“销售已订货”扣减，明细的“可否发货”在重新打开订单时按新数量重新计算。

闭环核对：回到销售订单

• 打开原销售订单，明细的“完成数量”“未完成数量”“可否发货”已更新：仍有未完成数量且采购未到货的，显示“货不足”，待到货后再生成；已全部生成发货单的，显示“已发货”；

• 采购中止或不再到货的，可在明细中录入中止数量，未完成数量按 0 计，该行不再等待发货；

五.在消息通知与待办事项中关于本流程的补充说明

本系统的提醒为“待办事项”（仅适用于金软网络版），随单据流转自动产生，不需要人工发送通知。它解决的是“下一步由谁办理”的问题：每一步审核完成后，系统把“请及时办理【某某】业务”的消息，连同来源单据的名称与单号，发给有权限办理下一环节的操作员。

（一）两类提醒

• 待审核提醒：单据保存为草稿或待审核后，发给对该单据有审核权限的操作员。若本人同时拥有审核与新增权限，则不再给自己发；消息内容固定为“请及时办理【审核过账】业务”，并带出单据名称与单号；

• 待生成下游单据提醒：单据审核后，系统按业务流程（关联单据）设置找出本单应生成的下游单据，发给对该下游单据有新增权限的操作员（不含本人，也不含已拒收该流程的人）；消息内容取自设置的提醒内容，形如“请及时办理【某某】业务”，并带出单据名称与单号。

（二）这条流程上的四条提醒

• 审核销售订单后，发给可按需生成采购订单的人，消息为“请及时办理【按需采购】业务”，带出“销售订单［单号］”；同一时刻，按正常出库流程发给可生成销售出库单的人，消息为“请及时办理【销售发货】业务”；

• 审核采购订单后，发给办理收货的人，消息为“请及时办理【采购到货】业务”，带出“采购订单［单号］”；

• 审核预订收货单后，发给办理发货的人，消息为“请及时办理【预订发货】业务”，带出“预订收货单［单号］”；

• 采购订单、预订收货单、预订发货单保存为草稿或待审核时，同时提醒有审核权限的人办理【审核过账】。

（三）查看与办理

• “待办事项”窗口列出全部消息，底部显示“您有 N 条待办事项”，没有待办时显示“暂时没有待办事项”；可按未读、已读、办理中、全部过滤，也可搜索、刷新、删除；

• 双击一条消息（或点“打开”）查看详情；点“查看单据”可跳到来源单据；

• 点“办理”：系统按消息指定的单别，直接为该来源单据新增一张下游单据（如按采购订单新增预订收货单），并把该消息置为“办理中”，办完后转为“完成”；

• 办理时若该来源单据已生成过下游单据，系统提示“已经生成过相关的单据 N 号，仍要创建新的单据吗”，按提示选择；

• 注意：若绕开待办事项、手工生成下游单据，原消息可能不会在办理完成时自动清除，须自行在处理完的待办上标记完成；

• 不希望接收某条流程的提醒时，可以“拒收”，之后同类消息不再发给本人；拒收记录可在待办窗口中查看（“您拒绝接受了下列消息”），需要时可恢复接收。

（四）提醒内容的维护

• 某条流程是否提醒、提醒内容是什么，由账套中的业务流程（关联单据）设置决定；

• 开启提醒的流程，只有在系统里存在对该下游单据有新增权限的操作员时才会真正发出消息；如果某一步始终没有收到提醒，先检查是否已为该岗位分配了对应单据的新增权限；

• 提醒只起提示作用，不代替审核：消息“完成”只表示下游单据已生成，单据本身仍须按流程审核。

六.常见提示及处理

• “该销售订单［单号］已生成过 N 张采购订单”：本单已经下过单。选“是”打开已有单据；确需重新下单时，先作废或删除原采购订单；

• 提示库存与在途已能满足本次订货、未生成任何单据：属正常结果，按正常出库流程发货即可；

• “待确认供货商”：系统未能在指定时间范围内找到历史供货商，采购订单草稿照常生成，落实供货商后修改再审核；

• “未找到ID为 -2 的［待确认供货商］记录”：内置的“待确认供货商”被删除或停用，这一批采购订单都不生成，须由管理员补录该供货商后再重新生成；

• “禁止对未审核单据的进行此项操作”：先审核收货单，再生成预订发货单；

• “该收货单没有关联的采购订单，无法生成预订发货单”：本单为手工录入的收货行，不属于按需采购链路，请按正常销售出库流程开单；

• “该收货单关联的采购订单没有对应的销售订单，无法生成预订发货单”：所引用的采购订单为手工开具，与销售订单无关；

• “销售订单［单号］没有订货客户，未生成其预订发货单”：该销售订单未选客户，补录客户后再生成，不影响其他客户；

• “销售订单［单号］已存在未处理的预订发货单［单号］，请先审核或删除后再生成，避免重复发货”：该订单已有草稿状态的销售出库单在途，先审核或删除；

• “该收货单引用的销售订单均已完成发货，不能再生成预订发货单”：订单已发完，无需再生成；

• “销售订单［单号］的未发货数量为 0 或收货数量为 0，未生成其预订发货单”：本次收货量已被之前的发货单用尽，或该行数量为 0；

• “销售订单［单号］没有对应的收货明细，未生成其预订发货单”：本次收货未包含该订单的产品，等下次到货；

• 生成的单据打开后不保存直接关闭，会被自动删除：需要时重新生成即可，不影响原单据。