运输记录单

运输记录单是用于本企业发货时，详细记录发货情况的单据。尤其是出库与发货不是同一人经办时，最为有用。这将为发货业务得以单独管理、详细跟踪发货及到货情况，提供了便利。它记录了包括采用何种运输方式、货运承办方的运单号，以及运输车牌号等信息，关于运输的详细情况，如由谁发货、谁送货、预计何时到达，发往何地、由谁收货、收货时间，以及此次发生的运费等详情。运输记录单如图1所示

目前提供了包括对购进记录单、销售记录单、销售赠送单、备/还货单、经销商调货单、本司调货冲还单等单据生成运输记录单功能。

打开路径：程序主窗口上方工具栏的“运输记录单”

操作方法：

一、新建一张运输记录单，可以通过两种方式完成：
① 直接点击金软程序主窗口上方工具栏的“运输记录单”打开新窗口，然后点击“选择发货单据”进行运输记录单的创建
② 在各出入库单中勾选“生成运输单”，审核后，将根据此出库单相关信息，自动创建运输记录单。此类型的出库单包括“销售订货出库单”、“销售出库单”、“借货转销售单”、“借货单”、“经销商调货单”、“本司调货冲还单”

二、操作步骤：
① 确定待发货的单据类型。通过选择“待办单据”，确定此次发货的单据来源，如是“销售出库单”还是“借货单”。首选项；
② 只有完成“待办单据”选择后，才可以点击“选择发货单据”，此时程序会自动筛选所有未办理过“发货单”的相应已审核过的单据。确认待办单据以后，该单据对应的主体单位，如“XXX客户”，该客户在“客户资料设置”中填写的默认“运输方式”、“单位名称”、“送货地址”、“联系电话”等“收货方”信息将自动填充到相应的项目中，您可以据实再加以修改。如何您想查看选择的单据详细资料，请点击“涉及单据号”，打开该单据。“涉及单据据号”是指需要办理此次货运的来源单据相应的单据号；
③ 如果此次货运是通过类似EMS、中铁快运、宅急送等第三方物流或快递公司发货，则可以填写相应的“货运单号”(快递单号)、“承运人”、“承运方联系电话”，以便及时跟踪此批货的在途状况。可选项；
④ 在“发货方”信息中，如果未填写“发货日期”，则在点击“保存草稿”后，程序将认为此批货是“未发货”状态，否则，当填写“发货日期”后，程序认为此批货已经发出，提示“货物运输中...”状态。“预估达日”是指预计该批货什么时候到达收货方，以便通过“运输记录单查询”及时跟踪未到货。填写的“货运费用”仅起到信息记录的目的，该项金额不会计算为本批货的销售成本。“货物总值”是本批货的发出合计金额，不可以更改。您还可以根据需要，填写与第三方承运单位以何种方式结算的“结算方式”，以及“结算账户”；
⑤ 在“收货方”信息中，部分项目将在第2步“选择发货单据”后，程序自动为您从“客户资料设置”中调出相应信息填入，同时，您还可以据实修改。其中的“收货人”和“收货日期”两项内容在点击“到货确认”前，必须填写，属于必填项。点击“到货确认”后，程序将认为此批货是“货已签收”状态；

操作提示：

1. 点击“办理单据”，选择不同的单据类型时，将清空涉及的单据信息，包括“收货方”内容。

2. 打印本单据时，仅打印本企业的联系方式（正式版用户在注册时填写的企业资料）及“发货人”，以及收货方的联系方式。在这里，我们通常是指快递单的打印，如“圆通快递单”、“EMS快递单”等快递单的套打。我们已经为您预先设计了常用的快递单套打格式。

3. 如果是货已发出，请务必填写“发货日期”，否则程序认为是“未发货”状态。

4. 如果是确认收货方已收到货，请务必填写“收货人”和“收货日期”，否则程序认为是“货物运输中”状态。

5. 运输记录单状态指示图说明：
在窗口左上角“运输记录单”标签右侧，运输记录单的状态以图标的方式直观体现，如图。将鼠标指向该图标，将以文字的方式提示。同时该状态指示图标将在各“涉及单据”中的“查看运输单”左侧显示。
- 未发货：是指未输入“发货日期”，然后点击“保存草稿”后显示的状态；
- 货物运输中：是指输入“发货日期”，然后点击“保存草稿”后显示的状态；
- 货已签收：是输入“发货日期”、“收货人”、“收货日期”，然后点击“到货确认”后显示的状态；

6.其他更多的操作，参见业务单据的通用操作。